Retrospektiven: die Gegenwart verstehen und die Zukunft gestalten

Retrospektiven sind ein wichtiger Teil agiler Prozesse. Sie ermöglichen Deinem Team, das Erreichte zu reflektieren, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und dadurch Änderungen an der eigenen Arbeitsweise vorzunehmen. Aber wie führt man eine erfolgreiche Retrospektive durch? In diesem Artikel gehen wir auf die Bedeutung von Retrospektiven ein und geben Impulse für deren effektive Durchführung.

Auch wenn Retrospektiven viele Aspekte des Arbeitslebens bereichern können, fokussieren wir uns hier wie immer auf die Softwareentwicklung, wie in allen Artikeln in unserem Blog.

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Was ist eine Retrospektive?

Eine Retrospektive ist eine Besprechung, die meist am Ende eines Entwicklungs-Sprints stattfindet. Der Zweck dieser Besprechung ist es, dem Team die Möglichkeit zu geben, den aktuellen Sprint zu beleuchten. Hat die Zusammenarbeit gut funktioniert oder gab es Probleme? Passen geltende Prozesse oder behindern sie das Team? Gibt es externe Abhängigkeiten, die den Fortschritt verlangsamen? Welche Dinge haben gut funktioniert? Gibt es externes Feedback, welches man besprechen und berücksichtigen muss?

In einer Retrospektive leiten uns die folgenden Fragen:

• Mit welchen Herausforderungen und Hindernissen sehen wir uns als Team konfrontiert?
• Welche Gründe sorgen für diese Herausforderungen oder begünstigen sie?
• Wie können wir eine Besserung herbeiführen, um diese Herausforderungen und Hindernisse abstellen zu können?

Das Ziel ist also das Sammeln von Informationen über den aktuellen oder zurückliegenden Entwicklungszyklus und den Zustand des Zusammenwirkens als Team. Nur das Sammeln dieser Informationen hilft aber nicht. Gemäß dem Motto, dass nur die Feststellung eines Problems noch keine Besserung verspricht, ist deshalb auch das Erarbeiten von Lösungsansätzen und konkreten Tasks, oft auch „Action Items“ genannt, ein Ziel von Retrospektiven im Arbeitsalltag.
Diese Besprechungen sind exklusiv dem Team vorbehalten. Als „Team“ sehen wir hierbei ein Scrum-Team oder schlicht eine definierte Anzahl an Personen, die z. B. gemeinsam an der Implementierung von Produkt-Features o. ä. arbeiten. Das bedeutet, dass keine Stakeholder oder andere Dritte zu diesen Meetings eingeladen werden, außer es ist der explizite Wunsch des Teams.

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Warum sind Retrospektiven wichtig?

Retrospektiven sind wichtig, weil sie dem Team ermöglichen, aus Fehlern – aber auch aus Erfolgen – zu lernen. Sie ermöglichen es dem Team, Themen zu identifizieren, in denen es seinen Prozess, Wissen oder die Zusammenarbeit verbessern kann oder muss. Veränderungen setzen die Erkenntnis voraus, dass ein Umstand problematisch ist und geändert werden muss. Ist man nicht unmittelbar von diesem Umstand betroffen, manifestiert sich diese Erkenntnis meist nur in gemeinsamen Gesprächen, in denen andere Teammitglieder ihre Erfahrungen teilen. Es ist deshalb essenziell, dass diesen Gesprächen Raum gegeben wird. Man muss zurückblicken, um zukünftige Verbesserungen herbeiführen zu können.

Eine regelmäßige Durchführung dieser Meetings ist wichtig und in den meisten agilen Frameworks berücksichtigt. Aber auch wenn nicht mithilfe eines agilen Frameworks gearbeitet wird, ergeben regelmäßige Retrospektiven absolut Sinn.

Das Team kann frei reden

Da eine Retrospektive als geschützter Raum für ein Team gedacht ist, gilt hier die Las-Vegas-Regel: Was in der Retrospektive besprochen wird, bleibt in der Retrospektive bzw. innerhalb des Teams. Die einzige Transparenz gegenüber externen Beobachtern sollten die Maßnahmen sein, die als Ergebnis einer Retrospektive entwickelt wurden.
Ein freies Reden gelingt nur, wenn sich alle Teilnehmer wohlfühlen. Was ich immer wieder beobachte ist, dass neue Teammitglieder oft ein bis zwei Retrospektiven Zeit benötigen, um sich wirklich wohlfühlen zu können. Und das ist auch völlig ok. Hat man noch nie an Retrospektiven teilgenommen, ist man vielleicht zuerst vorsichtig mit seinen Äußerungen. Gebt Eurem Team also Zeit, die Vorteile und positiven Auswirkungen einer Retrospektive zu erkennen.
Neben der schon erwähnten Las-Vegas-Regel sei noch erwähnt, dass Kritiken stets konstruktiv und nie persönlich erfolgen müssen. Persönliche Angriffe sind schlichtweg zu unterlassen! Sie können jeglichen Vorteil der Meetings zerstören.

Herausforderungen werden identifiziert und adressiert

Während einer Retrospektive kann das Team alle Herausforderungen identifizieren, denen es während eines Sprints oder seit der letzten Retrospektive begegnet ist. Dies gelingt mit verschiedensten Methoden und Techniken.

Oft brennt aber auch Teilnehmern schon lange ein Thema „unter den Nägeln“ und sie platzen gewissermaßen gleich damit heraus. Hilfreich kann sein, das Team aufzufordern, schon bekannte Themen im Voraus an den Moderator zu senden, sollten diese unbedingt besprochen werden. Dieser kann so spezifische Methoden und Techniken vorbereiten, die er zur Analyse als passend empfindet. Wenn sich auf diese Art und Weise schon eine Liste von zehn Themen von selbst ergibt, muss weniger oder vielleicht sogar keine Zeit für das mühevolle Erarbeiten von Themen eingeplant werden.

Gemeinsame Lösungen werden erarbeitet

Auf der Grundlage der in der Retrospektive gewonnenen Erkenntnisse kann das Team Änderungen an seinem Prozess und Vorgehen planen und vornehmen. Dabei kann es sich um kleine Optimierungen oder um eine umfassende Überarbeitung handeln. Ziel ist es, die Arbeitsweise des Teams kontinuierlich zu verbessern, damit es effektiver und effizienter arbeiten kann.
Probleme können vielerorts auftreten, genauso vielfältig sind mögliche Lösungsansätze. In einem gemeinsamen Gespräch gelingt eine Analyse schneller und besser. Ein wichtiger Faktor ist hierbei, die verschiedenen Blickwinkel und Meinungen in die Diskussion einzubeziehen. Nur so kann eine Lösung zu aller Zufriedenheit gefunden werden. Nutzt diese Chance!

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Wie führt man eine erfolgreiche Retrospektive durch?

Bei der Durchführung einer Retrospektive gibt es einige wichtige Dinge zu beachten. Betrachten wir sie näher und machen wir uns ein paar Tipps zunutze. Nehmen wir zudem an, Du bist mit der Moderation einer solchen Retrospektive beauftragt oder sie ist Bestandteil Deiner Rolle in einem Team, wie es z. B. beim Scrum-Master der Fall ist.
Da Retrospektiven für jedes Team unterschiedlich ausgerichtet sein müssen, sollen die folgenden Absätze als Anreiz dienen, die Retrospektiven erfolgreich durchzuführen und keinesfalls als feste Struktur wahrgenommen werden.

Eine klare Kommunikation der Spielregeln ist wichtig

Eine klare und einfache Kommunikation ist auch im Vorfeld und während einer Retrospektive wichtig. Ein paar Punkte, auf die Du hinweisen solltest:

• Bleibt positiv – Es geht nicht darum, mit dem Finger auf jemanden zu zeigen oder Schuldige für Probleme zu finden. Es geht darum, Wege zur Verbesserung zu finden.
• Bleibt spezifisch – Seid so spezifisch wie möglich, wenn Ihr verbesserungswürdige Themen besprecht. Das hilft dem Team, sich auf konkrete Hindernisse und deren Änderungen zu konzentrieren.
• Bleibt handlungsorientiert – Das Ziel einer Retrospektive ist es, Maßnahmen zu ermitteln, die zur Verbesserung der Arbeitsweise des Teams und deren Umstände und Rahmenbedingungen ergriffen werden können.

Weise als ModeratorIn stets zu Beginn auf diese Spielregeln hin. Weise auch während der Retrospektive immer dann auf diese Punkte hin, wenn Du das Gefühl hast, die Diskussion könnte abdriften oder sich in eine ungute Richtung entwickeln.

Eine durchdachte Agenda und eine angenehme Atmosphäre hilft allen Teilnehmern

Hinweis: Um Methoden und Techniken für die einzelnen Schritte kennenzulernen, empfehlen wir einen Blick auf die im nächsten Absatz erwähnten Planungshilfen.

1. Schaffe ein angenehmes und lockeres Gesprächsklima. Unter Stress und Anspannung wird keine erfolgreiche Retrospektive zustande kommen. Sorge als ModeratorIn deshalb zum Einstieg für geistige Lockerungsübungen. Frage vielleicht einfach, wie es jedem in der Runde geht. Oder nutze Spielchen, um das Eis zu brechen.
2. Sammle mit dem Team Themen und Informationen über die Zeit zwischen der letzten Retrospektive und dem aktuellen Meeting. Dies gelingt mit den unterschiedlichsten Techniken. Als Moderator entwickelt man mit der Zeit ein Gefühl dafür, welche Techniken einem Team helfen. Dieser Vorgang kann interaktiv oder formal geschehen, Gespräche anregen oder Einzelarbeit erfordern. Wichtig ist das Ziel: eine Sammlung von Themen, die im weiteren Verlauf diskutiert und näher betrachtet werden sollen. Notizen, die während eines Sprints dokumentiert wurden, können als Hilfestellung dienen und das Finden von Themen beschleunigen.
3. Analysiere mit dem Team die identifizierten Probleme, Hemmnisse und Hindernisse. Auch hierfür gibt es die verschiedensten Herangehensweisen. Gestalte diesen Agendapunkt daher so, wie Du es für Dein Team für richtig hältst. Probleme können schriftlich, visuell, interaktiv oder auf jede noch so kreative Art und Weise betrachtet werden. Das Ziel hierbei ist, den Kern des Themas oder des Problems an die Oberfläche zu befördern. Nur dann kann man im nächsten Schritt Maßnahmen beschließen.
4. Plant Maßnahmen und trefft Entscheidungen. So legt Ihr den Grundstein für Verbesserungen. Achtet darauf, dass Maßnahmen schnellstmöglich angegangen werden. Schließlich will man auch eine schnellstmögliche Besserung der Umstände erreichen. Es gibt immer wieder Maßnahmen, die sofort erledigt werden können und nicht erst in den nächsten Sprint eingeplant werden müssen. Achtet darauf, dass die übrigen Maßnahmen auch wirklich im nächsten Sprint Planning berücksichtigt werden! Wichtig ist ebenfalls, dass Maßnahmen und Aufgaben transparent dokumentiert, planbar und Fortschritte nachvollziehbar sind. Prüft diesen Fortschritt in der nächsten Retrospektive!
5. Schließe die Retrospektive mit einer Aktivität ab, die auf Feedback abzielt. Es kann die einfache Frage sein, ob dem Team die Retrospektive gefallen hat oder nicht. Es kann aber auch eine Lobrunde sein, in der jeder Teilnehmer seinem Tischnachbar ein Lob für bestimmte Tätigkeiten oder Ergebnisse im zurückliegenden Sprint ausspricht. Auch hier sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Gut sind immer die Tätigkeiten, die den Blick wieder von Problemen hin zu positiven Aspekten lenken. Schließlich möchte jeder mit einem guten Gefühl aus der Retrospektive gehen.

Planungstools, die Du als Hilfsmittel nutzen kannst

• Retromat: Mit diesem Toll kannst Du Deine nächste Retro zusammenstellen (lassen). Agendapunkte können getauscht werden und Du kannst die Agenda anschließend mit einer generierten URL teilen. Eine tolle Inspirationsquelle!
• EasyRetro – Random Retrospective Generator: Bietet unterschiedlichste Templates für Deine nächste Retro. Entweder Du übernimmst die Strukturvorschläge und gestaltest jeden Punkt selbst oder Du nutzt gleich das professionelle Tool von EasyRetro und führst Deine Retrospektive damit durch.
• Retro.Generator: Ähnlich dem Retromat kann man sich konkrete Aktivitäten für die einzelnen Agendapunkte vorschlagen lassen. Ein Pluspunkt hierbei ist, dass sich diese je nach Einsatzszenario filtern lassen.

Realistische Planung von Maßnahmen

Wenn Maßnahmen nicht ad-hoc erledigt werden können, müssen sie im nächsten Sprint bzw. Entwicklungszyklus eingeplant werden. Seid hierbei, wie auch mit jedem anderen Arbeitspaket üblich, realistisch bezüglich der Größe und des Aufwands. Maßnahmen zur Verbesserung sollten natürlich in einem Sprint zu erledigen sein. Ist ein Thema zu groß, teile es in kleinere Pakete auf, die für sich allein schon Verbesserungen bedeuten können.

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Fazit

Die Durchführung einer erfolgreichen Retrospektive hilft Teams, aus Fehlern und Erfolgen zu lernen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und Änderungen an der Arbeitsweise oder dem eigenen Umfeld vorzunehmen und herbeizuführen.

Dabei sollte eine Retrospektive nicht nur als Instrument einer agilen Arbeitsweise gesehen werden. Regelmäßige Retrospektiven ergeben auch in klassischen Arbeitsumgebungen Sinn.
Potenzial zur Verbesserung der Zusammenarbeit gibt es in allen Unternehmen und Branchen! Nutzen wir also die zur Verfügung stehenden Hilfsmittel und erleichtern wir uns den Arbeitsalltag.

Lasst uns gerne wissen, ob ihr in Eurem Team Retrospektiven nutzt und welche Erfahrungen Ihr damit gemacht habt.